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【转载】每天做好这几件事,工作时才能真正效率爆棚  

2017-06-15 16:05:19|  分类: 他山之玉 |  标签: |举报 |字号 订阅

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“你以为月收入上万就是高薪?其实你赚的钱可能还没钟点工多!”
前几天小巴上了一堂投资理财课,理财老师说的这句话差点把小巴吓得从椅子上掉下来。
理财老师接着说:“我们一直说要升职加薪,拼命加班加点努力工作,但我们都忽略了一个‘时薪’的概念。相比于加薪、升职,时薪才是衡量我们在商业社会里的价值的最佳标准。”
那怎么算时薪呢?
你估算下每个月花在工作上的时间,用每月的平均工资除一下就知道每个小时的工资了。
每天做好这几件事,工作时才能真正效率爆棚 - 余昌国 - 我的博客
怎么样?你的时薪是多少?小巴默默地算了一下,打算明天的煎饼果子里少加一个蛋。
在一个快速迭代的社会,你的每一个小时都需要仔细计算。
因为时间是你唯一的资产。如果你无法提高工作效率,选择牺牲个人时间去加班工作,那你已经沦为“时薪”上的穷人了。
本期M周刊,小巴就教你一些小方法来快速提高你的工作效率,拯救你的单位时间价值,争取成为“时薪”上的富人。
No.1快速进入工作状态
1、每天早到5分钟
你相信吗?每天早到5分钟,比总是踩点到办公室的人工作效率更高、更有激情。
正式开始工作前的5分钟,可以做完很多事,并且直接决定了你一天的工作效率:
01、整理办公区域
整理好你的电脑桌面、办公桌。根据工作的不同调整光线或者办公场地:明亮的光线让你更专注,对逻辑思考任务有帮助;如果需要做创造性的工作,昏暗的光线则更适合。
只需要花一分钟,为自己量身定做一个高效的工作环境。
02、把手机调成静音
用10秒钟将手机调成静音,这样既不会打断自己工作时的思路,也不会打扰到其他同事工作,同时是一种好修养的体现。
03、将水杯倒满
泡好一杯茶或咖啡放在手边,在开始进入工作状态后就不会因起身倒水而打断工作。
04、查看邮件
登录邮箱浏览邮件,快速看一下标题就好,不需要马上回复。只要知道哪些邮件需要回复,哪些邮件需要处理,哪些只要了解就好。
05、查看并整理当天的待办事项
利用各种清单工具比如App等整理并完善当天待办事项,对一天的工作任务有一个大概的整体把握,分清轻重缓急。
接下来,你就可以从最紧急的工作开始,进入高效工作的一天了。而这时候,你那踩点到的同事才刚气喘吁吁地拎着早饭冲到打卡机前。
2、补充心能量
有时候我们形容一个人工作有劲头,“跟打了鸡血似的”,这其实是因为他工作时的心能量很足。
当我们情绪高昂地投入工作时,工作效率往往非常高,但心情不舒畅时,花半天的功夫也做不了什么。
有些工作需要心能量多,有些需要少,所以安排一天工作时需要有个顺序,要优先选择值得用上你最佳心能量的事情来做。
一般来说,早上第一件事是做最难、最重要的事情,也就是时间管理课程里常说的“eat frog(吃掉最丑的青蛙)”,因为这时心能量最足。到了下午,经过一上午的消耗,心能量下降,这时候就适合做些比较杂乱的事务了。
小窍门:有些小窍门可以临时补充心能量,比如:深深吸一口气,尽情大笑一场,悄悄打个十分钟的盹;或者是早上起来慢跑20分钟、吃顿丰盛的早餐。
上述方法能够帮助我们快速进入工作状态,那么当我们在工作中有没有哪些方法可以提高工作效率呢?
No.2高效工作小技巧
1、理清所有任务关系形成整体
有一句话说得好, “所有的执行力差和拖延癌,归根到底是不知道自己该做什么、如何做”。
所以当我们开始一天的工作时,要让工作形成整体印象,而不是将工作任务当作一个个完全分离且独立的点,从整体入手拆分结构,各个任务之间的关系才容易理清。
针对这一点,我们可以通过A4纸笔记法,让要做的事情变得一目了然,摆在面前的工作越清晰,执行力就会越高。
——A4纸笔记法
将A4纸横放在面前;
在左上方写上标题,右上方写上日期;
正文写4-6行,每行20-30字;
正文书写时,不需要在意顺序,只需一股脑地写下去;
标题、日期、正文,要在1分钟内写完。不用想得很复杂,也不需要考虑笔记的构成、格式、遣词造句,随时想到随时写。
在做的过程中头脑和情感会得到快速的整理,理清头绪。
比如你早上到了办公室之后,用A4纸写下你今天上午所有要做的工作:
给主管发送第一季度的工作总结,同事小A拜托你帮她打印一份文件,让经理在报销单上签字,跟hr确认新人面试时间,然后跟同事讨论新产品的宣传方案,跟主管开会讨论上周活动总结,并确认下次活动时间地点,将新项目活动策划草案提交给经理过目。
每天做好这几件事,工作时才能真正效率爆棚 - 余昌国 - 我的博客
是不是看起来琐碎而且杂乱无章?只要我们将A4纸上的所有任务稍作整理就清晰多了:
对于那些需要立刻去做的事,A4笔记法还可以继续将行动细分。只要坚持一个月,我们就能做到瞬间从宏观上看待问题,把一天的工作任务快速整理分类。
2、四象限法则分清主次
那我们如何分清哪些任务是立刻要做的呢?
“四象限法则”就是一个有用的工具。
“四象限法则”是由著名管理学家史蒂芬·科维提出的一个时间管理理论,把工作按照重要和紧急两方面的不同程度划分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急
每天做好这几件事,工作时才能真正效率爆棚 - 余昌国 - 我的博客
第一象限:重要而且紧急。比如与主管开会讨论活动进程、与客户确定合作时间等。这个象限的事务必须
立即去做、马上搞定。我们工作中的主要压力和危机就来自于第一象限。
第二象限:重要但不紧急。比如编写下季度工作计划、写工作总结等。对于这类事务,要有计划地去做。在第一时间对它进行任务分解,并且制定时间表;只要每次投入很少的时间,就可以完成一项庞大的任务。
第三象限:不重要但紧急。比如办公室里的突然来电、临时会议等。这个象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。我们可以定一个标准,如果两分钟之内可以完成那就去做,如果两分钟之内无法完成那就交给别人去做,或者委婉拒绝。
第四象限:不重要而且不紧急。比如刷朋友圈、微信聊天等,在工作时间中,尽量别去做。这个象限里的事情都是用来打发时间的,如果过多地沉迷于这个象限,我们的效率就会大打折扣。
3、不要过度追求细节
工作中注意细致是好事,但是一定不要“过于细致”。在平时的工作中,有很多的完美主义者,他们通常都会力求工作上的完美,而没有考虑到工作的截止时间。比如小巴写文章,总会忍不住改了又改,最后反而耽误了截稿日期。
从结果上来看,如果你不能在工作的截止时间完成,那么就算你的工作再怎么完美,也是于事无补的。
为了解决这一问题,我们可以使用PDCA循环工作法来提高工作效率的同时保证工作质量。以小巴写稿为例:
PDCA循环工作法
Plan(计划):计划文章的主题、整体构成以及每一部分的内容,是否有疏漏等;
Do(执行):完成文章的写作;
Check(检查):确认所列计划是否都完成;
Act(改进):重新完善不足部分。
进入循环
Plan(计划):重新讨论文章主题、整体构成以及每一部分的内容,是否有疏漏等;
Do(执行):全面修改;
Check(检查):确认是否达成最终目标。站在读者的角度去考虑确认;
Act(改进):最终完善仍有不足的部分。
多次利用该循环工具,写稿时便会得心应手,最关键的是能够按时保质保量完成工作。这在任何工作中都能够适用。
除此之外,小巴在阅读赤羽雄二的《零秒工作》一书中时,还看到一些其他的高效工作方法,比如使用电脑快捷键,学会盲打,强制规定工作时间,早晚各30分钟收集信息,工作出差在家使用同一台电脑,把你反复要做的事情自动化,断网写东西等等。


(文章来源:微信公众号吴晓波频道)
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